Rétroplanning : comment l’utiliser dans votre entreprise ?

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Vous avez entendu ce terme des centaines de fois, on vous a vendu les mérites de cette méthode à de nombreuses reprises, mais qu’est-ce qu’un rétroplanning exactement ? Comment l’utiliser dans votre entreprise ? Quelles sont les différences entre le planning et le rétroplanning ?

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Pour les entreprises, la gestion de projet peut vite devenir un casse-tête si une bonne organisation n’est pas mise en place. Il est primordial d’utiliser les bons outils et les bonnes pratiques d’organisation pour atteindre l'objectif final : livrer le projet en temps voulu.

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Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

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A la différence du planning, qui lui se construit à partir de la date de début, le rétroplanning s’élabore sur une date de fin de projet.

C’est donc une méthode de planification inversée, on part de la deadline du projet et on découpe les différentes étapes du projet en tâches pour construire le calendrier du projet.

Même si le montage est différent, le résultat visuel est le même que pour un planning classique et ressemblera à un diagramme de Gantt ordinaire.

Le rétroplanning est une méthode de planification efficace puisqu’on organise les différentes étapes du projet à partir de la date de rendu et non de la date de début, cela permet une meilleure coordination entre les différentes tâches. 

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Les multiples tâches de votre projet sont interdépendantes, il est rare de pouvoir commencer une tâche sans que la précédente ne soit terminée. Le rétroplanning permet d’avoir une vision globale du projet, de mieux appréhender les missions et d’ajuster l’organisation en ajoutant des marges si besoin en cas d’imprévus.

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Le rétroplanning offre plusieurs avantages : 

• Savoir quand débuter le projet et chacunes des tâches
• Déterminer les ressources nécessaires à la réalisation du projet : le budget pour chaque étape, les ressources humaines et les équipes qui vont travailler sur les différentes missions
• Vérifier la faisabilité de chaque étape et leurs deadlines
• Donner une vision globale et chronologique au chef de projet mais également au client

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Attention toutefois à l’utilisation du rétroplanning, celle-ci n’est pas en adéquation avec tous les projets. Cette méthode de gestion est très efficace quand il y a tout une date de fin de projet mais surtout quand cette deadline est suffisamment loin dans le temps.

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Que contient un rétroplanning ?

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Comme évoqué plus haut, votre rétroplanning doit contenir la liste des tâches et sous-tâches associées à votre projet. Celles-ci doivent être classées selon leur ordre de priorité et leurs enchaînements logiques pour une réalisation optimale. 

Chaque tâche doit se voir assigner une équipe, un responsable ainsi qu’un état (à faire, en cours, en retard…) afin de savoir en temps réel l’avancement du projet.

Pour mieux visualiser les différentes étapes de votre projet, nous vous conseillons de le mettre en place sous la forme d’un diagramme de Gantt. Une représentation souvent utilisée en gestion de projet, vous pouvez la créer grâce à excel notamment ou encore un logiciel CRM.

Ce diagramme vous aidera notamment à distinguer les dates de début et fin de chaque tâche et leur ordre chronologique.

Exemple de rétro planning en diagramme de Gantt : 

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Construire un rétroplanning 

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Maintenant que l’on vous a expliqué plus en détails ce qu’est un rétroplanning et ce qu’il contient, nous vous donnons les différentes étapes afin de la construire et de le mettre en place.

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1. Lister les tâches de votre projet

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Première étape et la plus importante ! Elle sera déterminante dans le processus de réalisation de votre projet, prenez le temps de correctement lister les tâches principales et également les sous-tâches.

N’hésitez pas à développer et détailler vos différentes tâches, plus elles sont détaillées, plus elles sont compréhensibles par vos collaborateurs. Cela vous évitera de revenir sur certaines missions avec votre équipe à cause d’un manque de communication ou de compréhension.

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2. Définir les responsables de chaque tâche

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Une fois les tâches détaillées, il faut les attribuer à un pôle, à une équipe ou directement à un collaborateur précis de votre entreprise.

Chaque tâche ou sous-tâche doit avoir un responsable défini, une même personne peut être responsable de plusieurs tâches, cela dépendra de la structure de votre entreprise et de votre projet.

C’est au chef de projet d’attribuer les rôles de chacun dans le projet, il décide de donner les tâches aux collaborateurs les plus aptes à les réaliser correctement et dans les délais.

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3.Evaluer la durée des tâches

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Maintenant que vous avez listé les tâches de votre projet et assigné un responsable à chacune d'entre elles, vous pouvez maintenant estimer leur durée. Cette estimation vous permettra d’avoir une idée du coût financier et des ressources humaines dont vous aurez besoin.

Une mauvaise estimation des durées peut vite vous amener à des coûts supplémentaires et du retard sur votre organisation, il faut donc être le plus réaliste possible, les différentes tâches pouvant être estimées en jour, semaines ou mois.

Un petit conseil, n’hésitez pas à discuter avec vos collaborateurs et/ou les équipes qui seront en charge des différentes tâches. Ils sauront vous aiguiller et vous aider à déterminer le temps dont ils ont besoin pour réaliser leurs missions.

Prenez aussi en compte que chaque collaborateur est différent, ils ne mettront pas tous le même temps pour faire une tâche similaire.

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4.Ordonner les différentes tâches du projet

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Maintenant que tout est réfléchi concernant les tâches du projet, il vous faut les ordonner. Pour cela, il vous faut faire attention à deux points importants : la chronologie et l’interdépendance.

Avec la méthode de planification inversée qu’est le rétroplanning, vous devez faire attention à l’ordre chronologique de vos tâches.

Certaines missions seront à effectuer avant d’autres, par exemple, la mission “envoyer les invitations à l'événement” s’effectuera après “dresser la liste des invités”. Certaines de vos tâches seront également interdépendantes, c’est-à-dire qu’une tâche ne pourra pas commencer si l’autre n’est pas terminée.

Il faut donc veiller à optimiser un maximum votre organisation et la synchronisation des missions pour atteindre les objectifs et rendre votre projet en bonne et due forme à la date de livraison prévue.

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5.Mettre en forme votre rétroplanning

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Maintenant que vous avez réfléchi aux côtés techniques de votre rétroplanning, il vous faut le mettre en forme. La mise en forme de votre projet vous permettra de mieux visualiser les différentes deadlines, d’analyser l'avancée du projet et de réajuster certaines durées de missions.

Nous vous conseillons d’utiliser des outils de gestion de projet, dans le cas d’un rétroplanning, le diagramme de Gantt est fortement recommandé.  

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Grâce à cet outil, vous pourrez visualiser l’ordre chronologique des différentes tâches, les dates de début et fin de celles-ci ainsi que les responsables qui y sont attachés. Vous pouvez réaliser votre diagramme de Gantt via excel ou un CRM si votre entreprise en utilise déjà un.

Pour une organisation optimale, n’hésitez pas à ajouter une étape de contrôle à la fin de chaque mission, cela vous permettra de contrôler l’avancée du projet.

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Vous avez maintenant toutes les clés pour mettre en place le rétroplanning au sein de votre entreprise. Avec cette méthode, vous avez maintenant la possibilité de vous organiser en fonction de vos deadlines, mais vous pouvez également déterminer la date idéale pour débuter votre projet en toute sérénité.

Il se peut qu’il y ait des imprévus qui se rajoutent à votre organisation, soyez donc le plus juste et réaliste possible dans votre gestion des délais et n’ayez crainte, si vous avez pris vos précautions, votre projet sera terminé pour la date butoire.

Le rétroplanning est un moyen de pilotage complet qui vous permet d'optimiser les différentes tâches du projet mais également de chiffrer les ressources et de déterminer le nombre de collaborateurs associés aux missions.

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Alors à vous de jouer !